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Real-Time-Strategic-Change

 bedeutet hier, dass ein entscheidender Wandel durch eine Konferenz bewirkt wird und sich innerhalb der Veranstaltung buchstäblich in Minuten oder gar in wenigen Sekunden vollziehen kann. Mitunter wird diese Veränderung selbst bei Hunderten von Teilnehmern durch den Beitrag einer einzelnen Person ausgelöst, der richtig "unter die Haut" geht.

Diese spezielle Form der Großgruppen-Arbeit ist inzwischen die in der Wirtschaft weltweit am häufigsten eingesetzte Konferenzform. Die Grund hierfür liegt in der besonderen Effektivität der Methode und der großen Anzahl von Menschen, die in ein RTSC-Konferenz-Konzept einbezogen werden können.

Beides zusammen sorgt für eine hohe Umsetzungsgeschwindigkeit der angestrebten Ziele, was die wiederum enorme Bedeutung für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen hat, sowohl hinsichtlich der Produktivität als auch der Umsetzung von Produkt- und Prozessinnovationen.

Im öffentlichen Sektor können RTSC-Konferenzen besonders bei anstehenden oder bereits begonnenen Reformen als hilfreich und vorteilhaft erweisen, zum Beispiel in Verwaltungen von Städten und Gemeinde und in gemeindenahen Organisationen, Eigenbetrieben, Sparkassen sowie (teil-)privatisierte Organisationen. Bestehende Leitbilder gewinnen durch eine RTSC-Konferenz an Kraft, existierende oder neue Kooperationsformen werden wiederbelebt oder neu initiiert. Im Rahmen von Stadt- und Quartiersentwicklung kann die Zusammenarbeit zwischen Ämtern, Behörden und Initiativen erheblich verbessert werden.

Hervorragende Erfahrungen wurden mit RTSC-Konferenzen in der Wirtschaft gemacht. Ganze Unternehmen lassen sich so auf neue Leitziele und Strategien bringen. Die Mitarbeiter vollziehen den notwendigen Wandel in der allerkürzesten Zeit.

Eine RTSC-Konfernez kann mit 50 bis zu 2.000 Teilnehmern durchgeführt werden. Diese kommen für die Dauer von 1,5 bis etwa 2,5 Tage an einem Ort und in einem einzigen Raum zusammen, um dort gemeinsam zu arbeiten. Die Synchronisation von Geschehen, Ort und Zeit ist entscheidend.

Wenn über diesen Ansatz ein markantes Aufbruchsignal gesetzt, ein starkes Zusammengehörigkeitsgefühl entstehen sowie mehrere wichtige Themen durch die Teilnehmer bearbeitet werden sollen, bedarf es zusätzlich der gemeinsam verlebten Abende, an denen die Erfahrungen in informellen Runden nachbereitet und vertieft werden können.

Die RTSC-Konferenz ist inhaltlich ein top-down-initiiertes Partizipationskonzept. Dabei wird der Handlungskorridor durch die Führung gesetzt. Die Vorgabe des Themas oder die Entwicklungsrichtung einer Organisation ist durch die Auftraggeber und durch die Führungsspitze vorentschieden. Eine typische Vorgabe ist z.B. die ausgearbeitete Unternehmensstrategie oder das bereits formulierte Leitbild einer Stadt oder eines Verbandes bzw. dessen Entwurf.

Eine RTSC-Konferenz folgt keinem vorher definierten Ablauf, sondern orientiert sich an einigen wenigen Wirkprinzipien, die in der sogenannten "Formel für Veränderung" skizziert sind.

Anhand dieser Grundstruktur erarbeiten die Berater in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber und einer möglichst heterogen zusammengesetzten Vorbereitungsgruppe einen Ablaufplan, der die Kernthemen und Anliegen der Organisation oder des Systems optimal unterstützt. Dazu zählt auch die Festlegung der Konferenzdauer, die sich unter Berücksichtigung der Themenstellung, der aktuellen Unternehmenssituation, dem verfügbaren Kostenbudget sowie "Abkömmlichkeit der Teilnehmer" herauskristallisiert.

Die Teilnehmer arbeiten in homogenen und heterogenen Zusammensetzungen in kleinen Gruppen von ca. 8 Personen. Diese intensive Kleingruppenarbeit wird immer wieder durch Ergebnispräsentationen in unterschiedlichster Form sowie Reflexionen im Plenum ergänzt, um auf diese Weise wechselseitige Information und gemeinsames Verarbeiten zu ermöglichen.

Es werden eine Reihe ungewöhnlicher Hilfsmittel genutzt, um das Thema möglichst mit allen Sinnen erfahrbar zu machen. Die konkrete Raumgestaltung hängt eng mit dem Thema zusammen. Die einzelnen Themen und die Abläufe werden auf Flipcharts und Moderationswänden mit verschiedensten Methoden visualisiert. Darüber hinaus werden dramaturgische Methoden eingesetzt, beispielsweise Sketche und Szenen aufgeführt und Märchen gelesen. Den kreativen Möglichkeiten sind fast keine Grenzen gesetzt.

Man geht davon aus, dass nicht alle für das Thema wichtigen Informationen bei allen Teilnehmern in gleicher weise bekannt sind. Also gilt es diese in einer lebendigen Weise zu vermitteln, möglichst so, dass sie unter die Haut gehen. Dieser Arbeitsschritt zählt zum Grundprinzip "Aufrütteln" und ist nicht nur über Zahlen, Daten, Fakten, sondern vor allem dramaturgisch effektvoll zu gestalten.

Ein einfaches Beispiel für dieses Aufrütteln kann darin bestehen, den Geschäftsführer des Hauptkunden in der Konferenz auftreten zu lassen und den Teilnehmern dessen Sicht und leidvolle Erfahrung mit dem Thema "Produktqualität, Lieferfähigkeit und Mängel" darlegen zu lassen. Ein paar plastische Beispiele unzulänglicher Qualität und das Aufzeigen der Folgen, die diese "Schlechtleistungen" auf sein Unternehmen und dessen Kunden haben, lösen in der Regel bereits Betroffenheit und Nachdenklichkeit bei den Mitarbeitern und Führungskräften des angesprochenen Unternehmens aus. Es gerät etwas in Gang. Daraus ergeben sich zwangsläufig Erwartungen und Konsequenzen hinsichtlich der weiteren Geschäftsbeziehung, sowie klar formulierte Aussagen über die zukünftigen Mindeststandards.

Informationsmärkte, die in den Ablauf der Konferenz integriert sind, stellen eine andere sinnvolle Form dar, die Teilnehmer zu informieren und ihre Einschätzung und Kompetenz zu nutzen.

Auch bei der RTSC gelten die allgemeinen Voraussetzungen. Sie stellt jedoch noch eine Reihe weiter reichender Anforderungen.

Die Führungsspitze eines Systems oder einer Organisation muss nicht nur offen sein für die Beiträge anderer, sondern auch in besonderer Weise mit ihren eigenen Zielen und Werten möglichst authentisch sichtbar und erfahrbar, am besten sogar "anfassbar" sein.

Die inhaltliche Vorbereitung sowie die dramaturgische Umsetzung stellen an die Berater sowie die Führungsspitze und Vorbereitungsgruppe deutlich höhere Anforderungen als bei allen anderen beschriebenen Methoden.

Nicht in jedem Fall notwendig, aber oftmals sehr hilfreich, ist die Teilnahme von wichtigen Vertretern aus anderen Institutionen, die für die Organisation oder das System von Bedeutung sind. Es kann im Einzelfall ausreichend sein, diese Externen nur zeitlich befristet dabei zu haben, um beispielsweise die Außensicht auf die Organisation in die Konferenz einzubringen.

Die Bedeutung der Moderatoren ist umfangreich und erfordert viel Erfahrung und Know-how. Die Moderatoren beraten hinsichtlich der Aufgabenstellung, der Inszenierung und der logistisch-technischen Umsetzung.

Da bei einer RTSC-Konferenz häufig mehrere hundert Menschen zusammen kommen, besteht auch eine hohe Wahrscheinlichkeit (und das Ziel), dass eine Vielzahl von Aktivitäten aus dieser Konferenz hervorgehen. Damit diese möglichst effektiv umgesetzt werden, braucht es bereits im Vorfeld das Wissen um eine angemessene Unterstützungsstruktur, sowie die Bereitschaft und Fähigkeit, die notwendigen Ressourcen bereitzustellen.

Vereinfacht könnte man sagen, dass die besonderen Chancen des RTSC-Ansatzes nahezu deckungsgleich sind mit den Risiken, die sich aus dem individuellen Ablauf, der Anzahl der einzubeziehenden Menschen, der Veranstaltungsdauer sowie den umfangreichen Möglichkeiten der Inszenierung ergeben.

Trotz umfangreicher Erfahrung und sorgfältiger Vorbereitung müssen Auftraggeber und insbesondere Moderatoren darauf vorbereitet sein, kritische Situationen in extrem kurzer Zeit zu erfassen und zu bewältigen. Diese Fähigkeit macht den Unterschied in der Qualität von Großgruppen-Moderatoren aus.

Für Moderatoren großer RTSC-Konferenzen (mit 300 und mehr Teilnehmern) ist es besonders wichtig, sich mit den räumlichen Dimensionen bewusst auseinander zu setzen. So benötigen 300 Personen eine Arbeitsfläche von rund 1.200 m². Dies entspricht in etwa den Abmessungen einer Standardsporthalle, in der knapp 40 Stuhlkreise mit je 8 Personen organisch verteilt werden. Diese Größenordnung mental, logistisch und einfühlsam über zwei bis zweieinhalb Tage moderativ zu begleiten, erfordert zwei erfahrene, auf einander eingespielte Moderatoren sowie ein qualifiziert geleitetes Unterstützungsteam, das im Hintergrund arbeitet.

Das Wissen um wirksame Inszenierung von Themen und Arbeitsschritten gehört grundsätzlich zu den wichtigsten Fähigkeiten von RTSC-Moderatoren. Kritische Situationen sensibel zu handhaben und Krisen meistern zu können, ist letztlich für den Erfolg der Veranstaltung entscheidend.

Eine RTSC-Konferenz verbietet sich bei einer Zuspitzung der Ausgangssituation auf eine Ja-Nein-Entscheidung. Die engagierte Unterstützung sowie die Übernahme von Mitverantwortung lässt sich erfahrungsgemäß nur dann erreichen, wenn alle Beteiligten ihre konkreten Erfahrungen, ihre individuellen Sichtweisen und eigenen Ideen tatsächlich einbringen können - und idealerweise auch an der anschließenden Umsetzung beteiligt sind.

 

Für eine Teilnahme gibt es kaum Einschränkungen. Als untere Altersgrenze sollte man 14 Jahren betrachten. Die Mindestteilnehmerzahl liegt bei etwa 50, wobei diese in Einzelfällen auch unterschritten werden kann. Die entscheidende Frage ist, wie viele und welche Teilnehmer sind sinnvoll, um das vorgegebene Ziel optimal unter Einhaltung der verfügbaren Ressourcen (Veranstaltungsdauer, verfügbarer Tagungsort, Vorlaufzeit, Geld...) zu erreichen.

Die Mehrzahl von RTSC-Konferenzen umfasst jedoch erfahrungsgemäß eine Teilnehmerzahl von durchschnittlich 100 bis 300 Personen.

 


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